Onboarding คืออะไร ทำไมต้องทำเมื่อมีพนักงานเข้ามาใหม่ในองค์กร

การรับพนักงานใหม่เข้ามาเสริมทีมเป็นเรื่องน่าตื่นเต้น แต่คำถามสำคัญคือองค์กรได้เตรียมการต้อนรับและปรับตัวให้พวกเขาอย่างดีแล้วหรือยัง หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า "Onboarding" และสงสัยว่า Onboarding คืออะไร แล้วมันจำเป็นจริง ๆ หรือสำหรับพนักงานใหม่และองค์กร Conicle จะพาไปหาคำตอบกัน 

Onboarding คืออะไร

Onboarding คือ กระบวนการที่ออกแบบมาเพื่อต้อนรับ ช่วยเหลือ และผสานพนักงานใหม่เข้ากับองค์กรอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่เพียงการปฐมนิเทศในวันแรก แต่เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่มุ่งเน้นให้พนักงานใหม่เข้าใจวัฒนธรรมองค์กร เรียนรู้เครื่องมือ ระบบงาน และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน

ความสำคัญและประโยชน์ของ Onboarding ต่อพนักงานและองค์กร

การทำ Onboarding ที่ดีมีความสำคัญอย่างมาก เพราะสร้างประโยชน์มหาศาลทั้งต่อตัวพนักงานใหม่และความสำเร็จขององค์กรในระยะยาว นำไปสู่ผลลัพธ์เชิงบวกในหลายด้าน ดังนี้

ประโยชน์ที่พนักงานใหม่จะได้รับจากการ Onboarding ที่ดี

• รู้สึกได้รับการต้อนรับและเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว เข้าใจบทบาทหน้าที่และความคาดหวังขององค์กรได้ชัดเจนขึ้น

• ลดความสับสนและความเครียดในช่วงเริ่มต้นการทำงาน มีความมั่นใจมากขึ้น และสามารถเข้าถึงข้อมูล เครื่องมือที่จำเป็นได้สะดวก

• เรียนรู้และพัฒนาทักษะที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงานได้เร็วขึ้น สร้างผลงานและความก้าวหน้าในอาชีพได้ไว

• สร้างความรู้สึกผูกพันและความภักดีต่อองค์กรตั้งแต่เนิ่นๆ ทำให้อยากเติบโตและอยู่กับองค์กรในระยะยาว

ผลลัพธ์เชิงบวกต่อองค์กรเมื่อมีการ Onboarding

• ลดอัตราการลาออกของพนักงานใหม่ ได้อย่างมีนัยสำคัญ ช่วยประหยัดต้นทุนในการสรรหาและฝึกอบรมพนักงานใหม่
• พนักงานใหม่สามารถทำงานได้เต็มศักยภาพเร็วขึ้น ส่งผลให้องค์กรได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนเร็วขึ้น
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของทีมและองค์กร เนื่องจากพนักงานใหม่ปรับตัวและทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี
• ช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง และส่งเสริมภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรในฐานะนายจ้างที่น่าร่วมงานด้วย

วิธีการและขั้นตอนการทำ Onboarding ที่มีประสิทธิภาพ

การออกแบบกระบวนการ Onboarding ให้มีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยการวางแผนที่ดีและครอบคลุมทุกขั้นตอน เพื่อให้พนักงานใหม่ได้รับประสบการณ์ที่ดีที่สุด และสามารถปรับตัวเข้ากับองค์กรได้อย่างสมบูรณ์ ผ่านการเตรียมการ ดังนี้ 

1.การเตรียมความพร้อมก่อนวันแรก 

กระบวนการ Onboarding ที่ดีควรเริ่มต้นตั้งแต่ก่อนที่พนักงานใหม่จะมาถึงในวันแรก (Pre-boarding) เช่น การส่งอีเมลต้อนรับ แจ้งข้อมูลที่จำเป็น เตรียมเอกสาร สัญญาจ้างงาน หรือจัดเตรียมอุปกรณ์การทำงานและสิทธิ์การเข้าถึงระบบต่าง ๆ ให้พร้อม ในวันแรกที่พนักงานใหม่มาถึง ควรมีการต้อนรับที่อบอุ่น แนะนำให้รู้จักกับทีมงาน ผู้จัดการ และ Buddy (ถ้ามี) พาชมสถานที่ทำงาน และอาจมี Welcome Kit เล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อสร้างความประทับใจแรกที่ดี การ Onboarding ในช่วงนี้เน้นสร้างความรู้สึกสบายใจ

2. การให้ข้อมูลที่จำเป็น การฝึกอบรมเบื้องต้น และการทำความรู้จักทีม

ในช่วงสัปดาห์แรกของการ Onboarding ควรให้ข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับองค์กร เช่น วิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยม โครงสร้างองค์กร นโยบายและสวัสดิการต่าง ๆ รวมถึงคู่มือการทำงานที่เป็นมาตรฐานอย่าง SOP (Standard Operating Procedure) และการฝึกอบรมเบื้องต้นที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงานนั้น ๆ การจัดกิจกรรมให้พนักงานใหม่ได้ทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมทีมและแผนกอื่นๆ เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดี การ Onboarding ควรเปิดโอกาสให้พวกเขาได้เรียนรู้วัฒนธรรมการทำงานที่ไม่เป็นทางการ และเข้าใจว่าใครทำหน้าที่อะไรบ้างในองค์กร

3 .การติดตามผลและการสนับสนุนในช่วงปรับตัวของพนักงานใหม่

กระบวนการ Onboarding ไม่ได้สิ้นสุดแค่วันแรกหรือสัปดาห์แรก แต่ควรมีการติดตามผลและให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องในช่วง 30, 60, หรือ 90 วันแรก ผู้จัดการควรมีการพูดคุยกับพนักงานใหม่อย่างสม่ำเสมอ เปิดโอกาสให้พนักงานใหม่ได้สอบถามข้อสงสัย ให้ข้อเสนอแนะ และรับฟังความคิดเห็นเกี่ยวกับประสบการณ์ Onboarding ของพวกเขา การให้การสนับสนุนและคำแนะนำในช่วงปรับตัวนี้จะช่วยให้พวกเขามั่นใจและทำงานได้อย่างมีความสุข

อุปสรรคที่พบบ่อยในการทำ Onboarding ให้สำเร็จ

เพื่อให้กระบวนการ Onboarding พนักงานใหม่ประสบความสำเร็จ องค์กรควรทำความเข้าใจและเตรียมพร้อมรับมือกับอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น การตระหนักถึงความท้าทายเหล่านี้จะช่วยให้สามารถวางแผนป้องกันและแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพ สร้างประสบการณ์ที่ดีให้พนักงานใหม่ โดยอุปสรรคที่พบบ่อย ได้แก่

• การขาดการวางแผนและโครงสร้างที่ชัดเจน : ทำให้กระบวนการ Onboarding ไม่เป็นระบบ ขาดความต่อเนื่อง พนักงานใหม่อาจได้รับข้อมูลไม่ครบถ้วน สับสน หรือรู้สึกถูกทอดทิ้ง

• การให้ข้อมูลมากเกินไปในครั้งเดียว : ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกท่วมท้น ไม่สามารถประมวลผลหรือจดจำข้อมูลสำคัญได้ทั้งหมด ควรแบ่งการให้ข้อมูลเป็นช่วง ๆ ที่เหมาะสม

• ผู้จัดการสายงานและทีมงานขาดการมีส่วนร่วม : หากผู้เกี่ยวข้องหลักไม่ให้เวลาหรือไม่ใส่ใจอย่างเพียงพอ พนักงานใหม่จะรู้สึกไม่ได้รับการสนับสนุน ขาดที่ปรึกษา และปรับตัวเข้ากับงานและทีมได้ยากขึ้น

• ละเลยการบูรณาการด้านวัฒนธรรมองค์กร : พนักงานใหม่อาจไม่เข้าใจค่านิยม แนวทางการทำงาน หรือบรรทัดฐานทางสังคมที่ไม่เป็นทางการขององค์กร ทำให้ปรับตัวเข้ากับทีมและสภาพแวดล้อมได้ยาก

การออกแบบโปรแกรม Onboarding ให้ประสบความสำเร็จนั้นจำเป็นต้องมีกลยุทธ์ที่ชัดเจนและการสนับสนุนจากเครื่องมือที่เหมาะสม Conicle จึงมีบริการและแพลตฟอร์มการเรียนรู้ครบวงจรในรูปแบบ LMS (Learning Management System) ที่ช่วยให้กระบวนการ Onboarding ของพนักงานใหม่เป็นไปอย่างราบรื่น ส่งเสริมการเรียนรู้ การปรับตัว และวัดผลความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้กับพนักงานใหม่

ติดต่อสอบถามข้อมูลได้ที่ โทร.02-430-6699 Facebook : Conicle หรือ Line : @conicle