ปัจจุบัน “เวลา” มีค่ามากขึ้นเพราะความเปลี่ยนแปลงของโลกที่รวดเร็ว ทุกองค์กรต้องเร่งปรับตัวก้าวตามให้ทันอยู่เสมอ รวมถึงต้องฝึกพนักงานให้เก่งขึ้นอย่างรอบด้าน ในขณะเดียวกันระยะเวลาที่น้อยลงยังส่งผลให้การฝึกฝน การสอนงานของพนักงานลดน้อยลงไปด้วย พนักงานจะต้องเรียนรู้ไว มีทักษะในการปรับตัว และการสอนงานควรได้ประสิทธิภาพอย่างรวดเร็ว เกิดเป็นการสอนงานแบบ On The Job Training หรือ OJT

On The Job Training หรือ OJT คือ การสอนงานงานควบคู่ไปกับการลงมือทำจริง ช่วยให้ผู้เรียนสามารถทำงานและเกิดผลงานได้จริงในระดับที่ใกล้เคียงกับพนักงานที่มีประสบการณ์ ช่วยประหยัดเวลา และพนักงานมีความพร้อมในการทำงานจริงได้ ซึ่งมี 2 สิ่งสำคัญที่ต้องคำนึง คือ เป้าหมาย และ กลุ่มผู้เรียน องค์กรต้องมีการกำหนดเป้าหมายในการเรียนรู้เพื่อให้สามารถพัฒนาพนักงานได้อย่างตรงจุด ซึ่งปัจจุบันสามารถวัดความสำเร็จได้หลายอย่าง เช่น KPI และ OKR เป็นต้น ต้องรู้จักกลุ่มผู้เรียนว่าเป็นใคร ระดับการศึกษา ตำแหน่งของผู้เรียน เพราะอาจมีผลกับความเข้าใจต่าง ๆ ถ้าหากรู้กลุ่มเป้าหมาย จะทำให้สามารถวิเคราะห์และจัดทำเนื้อหาได้อย่างเหมาะสม และช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ประโยชน์ของการทำ OJT ยังแบ่งย่อยออกไปได้ใน 3 มิติ ได้แก่

• ประโยชน์ต่อองค์กร การทำ OJT สามารถเป็นเครื่องมือในการถ่ายทอดนโยบาย เช่น ความปลอดภัย วิธีการทำงานต่าง ๆ สามารถสร้าง Employee Engagement ของพนักงานกับองค์กรได้จากการเตรียมความพร้อมขององค์กรที่ดูแลพนักงาน ช่วยยกระดับความสามารถของพนักงานได้
• หัวหน้างาน ช่วยให้หัวหน้ามีทักษะในการวางแผน การสื่อสาร และควบคุมคุณภาพการทำงานของพนักงานได้ ช่วยสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างหัวหน้าและพนักงานใหม่ได้ตั้งแต่วันแรกที่มาทำงาน
• พนักงาน มีความมั่นใจในการทำงานมากขึ้น ลดความผิดพลาดเพราะองค์กรได้เตรียมกระบวนการโดยจัดหาคนที่มีความสามารถมาสอน ช่วยให้ปรับตัวเข้ากับระบบขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว

จะเห็นได้ว่าการ OJT มีประโยชน์ในหลากหลายมิติ และมีความสำคัญเป็นอย่างมาก หลายท่านอาจสงสัยว่า OJT มีขั้นตอนการทำอย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด วันนี้ Conicle ได้รวบรวม 4 ขั้นตอนการสอนงานแบบ OJT ประกอบไปด้วย

1. เปิดประตูสู่หัวใจของผู้เรียน
2. ก่อนเริ่มกระบวนการสอนงาน หัวหน้าหรือผู้สอนงานควรสร้างบรรยากาศความเป็นกันเองเพื่อลดความตึงเครียดของพนักงานด้วยการพูดคุยเรื่องอะไรบางอย่างที่เหมือนกัน เช่น บ้านเกิดเดียวกัน เรียนจบจากสถาบันเดียวกัน กิจกรรมที่ชอบทำ เป็นต้น ควรแจ้งรายละเอียดงานที่พนักงานต้องทำและสิ่งที่ต้องเรียนรู้เพื่อให้พนักงานสามารถทำงานได้ตามลำดับ รวมถึงควรพูดคุยเรื่องของประสบการณ์ที่พนักงานเคยผ่านมาก่อน เพื่อให้หัวหน้าสามารถเข้าใจผู้เรียนได้ว่ามีส่วนไหนที่ต้องสอนเพิ่ม และหัวหน้าต้องสร้างความน่าสนใจให้กับการเรียนรู้ ความสำคัญของงานต่าง ๆ ให้ผู้เรียนรู้สึกกระตือรือร้นและตั้งใจเรียนมากยิ่งขึ้น
3. สอนงานอย่างชัดเจน
4. ขั้นตอนของการสอนงานโดยหัวหน้าหรือผู้สอนงานบอกและทำขั้นตอนสำคัญให้ดูทีละขั้น โดยต้องสอนให้มีความชัดเจน ครบถ้วน ไปอย่างช้า ๆ และไม่สอนมากเกินกว่าที่ผู้เรียนจะรับไหว ช่วยให้พนักงานมองเห็นกระบวนการทำงานได้ชัด เข้าใจได้ง่าย
5. ให้ผู้เรียนทดลองทำด้วยตัวเอง
6. เมื่อหัวหน้าสอนงานให้กับพนักงานเรียบร้อยแล้ว การให้ผู้เรียนเริ่มลงมือทำเป็นสิ่งสำคัญ โดยเริ่มจากให้ผู้เรียนพูดสิ่งที่เรียนรู้ไปแล้วให้ฟัง และลงมือปฏิบัติจริง เพื่อตรวจเช็คความถูกต้อง ทบทวนจุดสำคัญต่าง ๆ เพื่อให้งานสำเร็จตามมาตรฐาน เมื่อพบข้อผิดพลาดควรแก้ไขและให้คำแนะนำทันที เพื่อป้องกันการเสียเวลาในการแก้ไข ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของการทำ OJT
7. มอบหมายงานและติดตามผล
8. เมื่อหัวหน้าสอนงานให้กับพนักงานเรียบร้อยแล้ว หัวหน้าสามารถมอบหมายงานให้ทดลองทำได้ตั้งแต่วันแรก ซึ่งเป้าหมายในการทำงานอาจไม่เท่ากับพนักงานที่ชำนาญแล้ว เพราะตัวเลขมีความสำคัญต่อความรู้สึกจึงควรมอบหมายงานให้เหมาะสมกับพนักงานแต่ละบุคคล นอกจากนี้อาจจะมีพี่เลี้ยงเพื่อให้ความช่วยเหลือ พนักงานใหม่จะสามารถปรับตัวได้ไวยิ่งขึ้น รวมถึงต้องเปิดโอกาสให้พนักงานได้สอบถามด้วย และหัวหน้าต้องคอยติดตามผลอยู่เสมอที่สามารถแก้ไขข้อผิดพลาดได้ทัน

นอกจาก 4 ขั้นตอนสำคัญนั้น การทำ OJT ที่มีประสิทธิภาพสิ่งหนึ่งที่ควรคำนึงคือพื้นฐานความรู้ของพนักงาน ซึ่งควรมีความรู้เชิงทฤษฏีก่อนเข้ากระบวนเรียนรู้หน้างานจริง เพื่อช่วยให้พนักงานมีความรู้ ความเข้าใจ มีความพร้อมก่อนลงมีปฏิบัติ และทำให้เข้าใจได้ง่ายยิ่งขึ้น ซึ่งการเรียนรู้ภาคทฤษฏีให้มีประสิทธิภาพ อาจใช้เครื่องมือในการจัดการเรียนรู้เข้ามาช่วยเหลือ ซึ่ง Conicle พัฒนาแพลตฟอร์มการเรียนรู้ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการเรียน สามารถบริหารจัดการได้ง่าย พร้อมสร้างประสบการณ์เรียนรู้ที่ดีให้กับพนักงาน และสามารถวัดผลการเรียนรู้เพื่อนำไปต่อยอดในการพัฒนาทักษะพนักงานในอนาคตได้