ความสำคัญของทรัพยากรมนุษย์ ส่งผลให้การสรรหาและคัดเลือกบุคลากรเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรให้ความสำคัญ โดยอาจสรรหาจากภายนอกนิยมใช้กับการหาตำแหน่งพนักงานทั่วไป ช่วยแก้ปัญหาเรื่องการขาดแคลนพนักงาน และมีคุณสมบัติที่หลากหลายขึ้น แต่หากเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญและต้องอาศัยความต่อเนื่องในการทำงาน การสรรหาจากภายในย่อมส่งผลดีและมีประโยชน์กับองค์กรมากกว่า ซึ่งวิธีที่ทำให้เห็นผลได้ในระยะยาวนั่นคือ การทำ Succession Planning เพื่อเตรียมพร้อมผู้สืบทอดตำแหน่งงาน

Succession Planning กลยุทธ์การสำคัญในการพัฒนาพนักงาน

Succession Planning คือ การวางแผนหาผู้สืบทอดตำแหน่งเพื่อให้การทำงานต่อเนื่องและราบรื่น ถือเป็นกระบวนการเชิงรุกที่ช่วยลดปัญหาการขาดพนักงานในตำแหน่งสำคัญ โดยส่วนมากจะใช้การสรรหาและคัดเลือกบุคลากรภายในองค์กร (Internal Recruitment) โดยคัดเลือกจากบุคคลที่มีคุณสมบัติหรือความสามารถใกล้เคียงกับบุคลากรในตำแหน่งเดิม ก่อนทำการอบรมและเสริมทักษะเพื่อเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานที่ได้รับการคัดเลือกไว้ล่วงหน้า

การทำ Succession Planning ถือเป็นการวางแผนระยะยาวเพื่อให้องค์กรมีบุคลากรทำงานต่อในตำแหน่งที่สำคัญ เพิ่มความราบรื่นในการทำงาน ยังมีความสำคัญกับองค์กรและพนักงาน ดังนี้

1. ช่วยรักษาความต่อเนื่องของธุรกิจ
2. การสูญเสียพนักงานย่อมส่งผลต่อความต่อเนื่องในการทำงาน โดยเฉพาะตำแหน่งสูงที่มีบทบาทในการตัดสินใจ แต่หากมีการวางแผนผู้สืบทอดมาเป็นอย่างดี องค์กรก็จะเติมเต็มตำแหน่งที่ว่างอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
3. ทำให้เห็นถึงทักษะความสามารถของคนในองค์กร
4. การทำ Succession Planning จะต้องมีการประเมินเพื่อคัดเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม เพื่อเป็นผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor) ซึ่งสิ่งนี้ทำให้องค์กรทราบถึงจำนวนคนที่มีคุณสมบัติและความสามารถ ซึ่งนำไปสู่การวางแผนเพื่ออบรมพัฒนาศักยภาพของคนในองค์กร
5. ช่วยรักษาพนักงานเก่งไว้ในองค์กร
6. การเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีโอกาสในเติบโต เป็นการเพิ่มขวัญกำลังใจในการทำงานได้เป็นอย่างดี เพราะเชื่อว่าพนักงานทุกคนย่อมมีความคาดหวังที่จะมีความก้าวหน้าในอาชีพของตนเอง การกำหนดแผนสืบทอดตำแหน่งที่ชัดเจนจะทำให้พนักงานรู้ว่าตัวเองมีโอกาสเติบโตและพัฒนาตัวเองในองค์กรได้อย่างไร ซึ่งสิ่งนี้ถือเป็นหนึ่งในวิธีช่วยลดปัญหาการลาออกของพนักงานได้
7. ช่วยกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาทักษะ
8. Succession Planning เป็นกลยุทธ์ที่ดีในการพัฒนาอาชีพของพนักงาน เนื่องจากการที่จะได้รับการเสนอชื่อหรือสามารถลงคัดเลือกตำแหน่งผู้สืบทอดได้ จะต้องมีทักษะความสามารถที่เหมาะสม สิ่งนี้จะกระตุ้นให้พนักงานเห็นคุณค่าในการพัฒนาตัวเองเพื่อพร้อมรับตำแหน่งที่สูงขึ้น
9. เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน
10. เมื่อพนักงานรู้ว่าตนเองมีโอกาสเติบโตในตำแหน่งงานที่สูงขึ้น พนักงานย่อมมีแนวโน้มให้ความร่วมมือกับองค์กรในทุก ๆ ด้านอย่างสมัครใจ ทั้งในด้านการทำงาน การอบรมพัฒนาศักยภาพ และการช่วยเหลือองค์กรไปสู่เป้าหมาย ซึ่งสิ่งเหล่านี้ย่อมทำให้เกิดความผูกพัน ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่ง ตลอดจนความรู้สึกเป็นเจ้าขององค์กรร่วมกัน ซึ่งเป็นผลดีอย่างมากต่อองค์กร

6 ขั้นตอนวางแผน Succession Planning อย่างมีประสิทธิภาพ

การทำ Succession Planning ของแต่ละองค์กรอาจมีความแตกต่างกันไปตามตำแหน่ง จำนวน คุณสมบัติ และวิธีการที่ใช้คัดเลือกหรือการพัฒนาศักยภาพ แต่โดยทั่วไป Succession Planning มีขั้นตอนพื้นฐานดังนี้

1. กำหนดตำแหน่งที่สำคัญในการทำ Succession Plan
2. HR ต้องมีการกำหนดตำแหน่งสำคัญที่องค์กรไม่สามารถขาดคนในตำแหน่งนั้นได้ หรือเป็นตำแหน่งมีความเฉพาะซึ่งหาคนทดแทนได้ยาก เช่น ตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง หัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ
3. กำหนดคุณสมบัติโดยละเอียดของตำแหน่งที่เลือกไว้
4. พิจารณาและกำหนดคุณสมบัติของตำแหน่งอย่างละเอียด โดยเริ่มจากการทำขอบเขตหน้าที่งานและความสามารถของตำแหน่งงานหลัก รวมถึงความสามารถพิเศษบางอย่างที่เอื้อให้การทำงานในตำแหน่งสำเร็จได้ เช่น ทักษะความสามารถ (Competency) การอบรมที่จำเป็น ศักยภาพ ความเป็นผู้นำ เป็นต้น
5. การวิเคราะห์หาผู้สืบทอดตำแหน่งงาน (Successor) ที่มีคุณสมบัติตรงตามที่กำหนด
6. ในการคัดเลือกผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor) โดยปกติมักคัดเลือกจากบุคคลที่เหมาะสมในตำแหน่งรองลงมาจากตำแหน่งเป้าหมาย หรืออาจใช้การเสนอชื่อบุคคลที่เหมาะสม โดยใช้หลักการประเมินผลพนักงาน หรือการให้ลงสมัครเองได้หากมีคุณสมบัติครบถ้วน และจัดทำตารางการประเมินผู้สืบทอดตำแหน่งงาน โดยระบุรายชื่อและตำแหน่งงานของบุคคลที่เลือกไว้แล้ว ในตารางการประเมินผู้สืบทอดตำแหน่งงาน
7. ประเมินสมรรถนะผู้สืบทอดตำแหน่งงาน (Successor)
8. ทำการประเมินบุคลากรทุกคนที่เข้าข่าย โดยใช้คุณสมบัติของตำแหน่งที่กำหนดไว้ข้างต้นมาเป็นตัวชี้วัด โดยอาจใช้วิธีการกำหนดระดับคะแนนในแต่ละคุณสมบัติ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการจัดลำดับความสามารถของบุคลากร
9. สร้างแผนพัฒนาความเป็นผู้นำสำหรับบุคคลที่คาดหมายว่าจะเป็นผู้สืบทอดตำแหน่ง
10. ทุกคนที่ได้รับคัดเลือกจะต้องมีการเสริมสร้างทักษะและต้องมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง จึงต้องมีการประเมินทักษะความรู้ความสามารถรายบุคคล เพื่อนำไปทำแผนพัฒนารายบุคคล (Individual Development Plan) โดยมีการกำหนดเวลาที่ใช้ในการพัฒนา แนวทาง เครื่องมือที่ใช้ และแผนการประเมินไว้อย่างเป็นระบบ
11. ทำตามแผนที่กำหนดและประเมินผู้สืบทอดตำแหน่ง
12. การลงมือทำตามแผนที่ได้วางเอาไว้ เพื่อเตรียมบุคลากรให้พร้อมก่อนเกิดการเปลี่ยนแปลง อีกสิ่งที่สำคัญคือ ต้องมีการประเมินผู้สืบทอดเป็นระยะ โดยนำผลการประเมินมาใช้ในการปรับแผนหรือเปลี่ยนลำดับผู้สืบทอดได้เป็นประจำทุกปี เพื่อจะได้คนที่เหมาะสมที่สุด

จะเห็นว่าการทำ Succession Planning มีขั้นตอนพื้นฐานที่ไม่เยอะ แต่ต้องอาศัยระบบการทำงานของ HR หลาย ๆ ด้านประกอบกัน เช่น ระบบประเมินผลงาน ระบบการพัฒนาพนักงาน รวมถึงเรื่องแนวทางในการวางแผนเส้นทางสายอาชีพ ซึ่งหากองค์กรหรือ HR มีตัวช่วยในประเมิน พัฒนาและวางแผนเส้นทางให้กับพนักงาน จะทำให้การทำ Succession Planning ชัดเจน รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ซึ่ง Conicle ได้เล็งเห็นถึงความสำคัญของเรื่องนี้ จึงได้ออกแบบระบบ Conicle Grow ที่สามารถช่วยเหลือองค์กรหรือ HR ในการทำในการวิเคราะห์และประเมินศักยภาพของบุคลากร ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญในการทำ Succession Planning โดยใช้ระบบ Conicle Grow ช่วยทำ Succession Planning ได้ง่ายขึ้นเนื่องจาก

• มี Competency Management ซึ่งสามารถนำมาใช้ในการวิเคราะห์เป้าหมายการพัฒนาผู้สืบทอด แต่ละบุคคลได้อย่างมีศักยภาพ ซึ่งสามารถช่วยในการทำ Succession Planning ตั้งแต่การคัดเลือกผู้มีคุณสมบัติที่เหมาะสม และประเมินผู้สืบทอดแต่ละคนเพื่อให้รู้ถึงความสามารถ
• มี Dashboard ที่ช่วยให้ผู้คัดเลือก (HR หรือองค์กร) ทราบถึงศักยภาพและความสามารถ รวมถึงข้อดีและข้อเสียที่ผู้สืบทอดมี โดยสามารถนำข้อมูลไปใช้ในการออกแบบการพัฒนาศักยภาพรวมถึงการประเมินผู้สืบทอด
• มีระบบ Learning path สามารถสร้างเส้นทางการเรียน และออกแบบหลักสูตรให้ตรงกับความต้องการ เพื่อให้ได้รับทักษะ ความรู้ ความสามารถและนำไปใช้ทำงานได้จริง ซึ่งช่วยให้พนักงานสามารถออกแบบเส้นทางการเรียนรู้ได้ตามต้องการ